Os princípios
gerais que podem dar suporte às empresas para proteger seu patrimônio e
favorecer os interesses em comum estão de acordo com Oliveira (2006), a saber:
a)
Segregação de funções – significa que as
funções devem ser separadas entre si e realizadas por pessoas ou grupos de
pessoas diferentes, ou dito de outra forma, uma pessoa (ou grupo de pessoas)
não deve ter sob sua responsabilidade todas as funções de uma atividade da
empresa. Segregar as funções é fiscalizar e controlar as etapas de um processo
é a verificação de procedimentos realizados anteriormente para a transição de
dados e informações.
b)
Responsabilidade – as responsabilidades de
uma atividade e, em consequência, de toda a empresa devem ser previamente
definidas:
- Quem faz;
- Quem confere;
- Quem autoriza;
- Quem aprova;
- Quem recebe;
- Quem paga.
Em empresas de pequeno e
médio porte é comum todas as decisões serem centralizadas no proprietário, em
contrapartida, em empresas de grande porte as atividades são descentralizadas e
distribuídas entre vários colaboradores.
c)
Método das partidas
dobradas
– a contabilização do débito e crédito no ativo e passivo a contrapartida dos
valores no resultado é um excelente princípio de controle interno, pois o
registro contábil pressupõe a existência de documentação exata comprobatória
das transações realizadas. Este método contábil deverá ser periodicamente
testado através do confronto entre o fluxo de informações internas (documentos,
extratos, comprovantes, boletos) e os valores registrados, pois a sua exatidão
não é suficiente para suportar erros ou fraudes.
d)
Rodízio de tarefas – é importante a troca
periódica, entre os colaboradores, no exercício dos serviços de caixa, bancos,
estoques e compras. Essa alternância de funções entre colaboradores impede a
criação de vícios, de atos automatizados e dos chamados “pulos do gato” criados
dentro das tarefas pelos colaboradores que desempenham a mesma tarefa durante
muitos anos. A troca ou o rodízio de funções incrementa a criatividade e motiva
o empregado. Constata-se que muitos vícios praticados pelo colaborador anterior
na realização de determinada tarefa podem ser eliminados pelo empregado que o
substitui, aumentando a produtividade.
e)
Seleção e treinamento – os novos colaboradores
admitidos devem ser selecionados e treinados com cuidado, o que aumenta a
produtividade e elimina perdas e desperdícios. Geralmente, as grandes empresas
têm um quadro de pessoal capacitado e especializado na seleção de candidatos ou
contrata uma empresa de consultoria para tal serviço. O aprendizado em tempo
real, ou seja, o colaborador aprendendo na prática, aumentando o risco das
tarefas e etapas de um processo, comprometendo pelo alto nível de incerteza e
alto grau de complexidade. A melhoria contínua através do aperfeiçoamento dos
colaboradores é essencial para manter uma equipe ou departamento preparados
para a tomada de decisão e a identificação de erros.
f)
Normas e instruções – as diretrizes básicas
ou normas da direção da empresa, bem como os procedimentos ou rotinas gerais
das principais atividades, devem ser escritas e transformadas em manuais, que
deverão ser periodicamente atualizados. A comunicação entre a empresa e os
colaboradores é essencial para transmiti-la e programar novas diretrizes e
mudanças constantes necessárias no âmbito corporativo.
g)
Revisão ou conferência - os registros de valores,
formulários e memórias de cálculos devem ser preparados por uma pessoa e
conferidos ou revisados por outra, evitando-se erros que poderão se transformar
em prejuízos. São comuns as empresas de pequeno e médio porte realizar a
contabilização e o controle de informações manualmente, estando tais operações
frágeis ao erro ou a oportunidade das fraudes, para isso é primordial o
acompanhamento e a realização de auditoria contábil e fiscal para identificar o
erro ou problema desde o início.
h)
Computador – devem-se usar
computadores ou outro meio mecânico para realização dos serviços, uma vez que,
além de reforçar o controle interno e facilitara visualização das operações,
melhoram a qualidade e a apresentação do produto ou serviço.
i)
Carta de fiança – trata-se de um termo de
responsabilidade do colaborador perante a empresa contratante, pelo manuseio e
participação de decisões e bens de alta liquidez. Este requisito é
imprescindível para a segurança da informação patrimonial e estratégica, tendo
em vista a importância do sigilo absoluto do plano de negócio ou planejamento.
j)
Registros ou contas de
controles –
as contas ou registros auxiliares das principais contas contábeis devem ser
conciliados periodicamente e utilizados com a maior amplitude possível. Os
principais registros auxiliares necessários para análise periódica interna, a
fim de evitar e identificar erros e falhas operacionais no sistema de
informação ou causados por atos fraudulentos são:
- Fundos fixos de caixa;
- Caixa – Recebedor;
- Caixa – Pagador;
- Caixa geral;
- Contas a receber de pessoas jurídicas;
- Contas a pagar de fornecedores;
- Investimento e curto e longo prazo;
- Empréstimos e financiamentos; e
- Tributos, encargos e benefícios.
O controle interno só será aplicável
quando houver a conscientização de toda a parte relacionada, além do cuidado
com o manuseio da informação e a responsabilidade na sequência qualitativa no
processo linear.
Fonte: TCC –
Fraude nas Organizações Privadas Brasileiras
Material disponibilizado
pelo Consultor Tributário Lucas Marques da Silva
