Com novo sistema, número de informações
enviadas para a Receita sobre cada funcionário passa de 100 para até 160
Muito se tem falado a respeito do eSocial. O
assunto é altamente técnico, chega a assustar quem não é da área e, o mais
importante, pode prejudicar muitas companhias e empresários que imaginam
equivocadamente que o assunto não os afeta de forma direta.
Pensamentos como “minha contabilidade, meu
advogado ou a minha área de Recursos Humanos cuidarão disso”, sem a necessidade
do envolvimento do restante da empresa, vão levar muitos negócios a enfrentar
seríssimos problemas.
Deixando de lado as questões técnicas, o eSocial
representa uma importante mudança na forma como as companhias vão se relacionar
com os seus trabalhadores e com os órgãos federais. Um aspecto muito
interessante é que a novidade não introduz nenhuma modificação na legislação
trabalhista, previdenciária ou do FGTS, mas dá ao governo, em diferentes áreas
de atuação, a possibilidade de monitorar, em tempo real, se as empresas estão ou
não cumprindo as obrigações previstas em lei ao pé da letra.
Por exemplo, o que muitas companhias fazem é
contratar um funcionário no dia 1º de março, quando ele realmente começa a
trabalhar, e registrá-lo apenas no dia 15, com data retroativa. Hoje isso é
possível, mas não deveria de forma alguma ocorrer. Porém, já se tornou uma
praxe, e com muita frequência, especialmente no caso das PMEs, cuja folha de
pagamentos fica a cargo de uma contabilidade externa.
Além disso, antes do eSocial as empresas
mantinham cerca de cem dados de cada funcionário em seus sistemas, do nome
completo e endereço residencial ao número do CPF, entre outros. Com o novo
sistema, a quantidade salta para 160, pois passa a exigir informações, como a
data de emissão do documento de identidade (R.G.), que se tornam obrigatórias
para a transmissão do e-Social assim que entrar em vigor. Ou seja, até lá as
companhias têm de atualizar os cadastros de todos os seus empregados,
obrigatoriamente.
A transmissão das informações ao governo sobre
cada funcionário deve ocorrer exclusivamente pelo novo sistema, e com prazos
bastante rigorosos, sob pena de multa de até R$ 1,5 mil. No caso da admissão de
um trabalhador, todos os dados cadastrais dele devem estar registrados no
e-Social um dia antes do início do trabalho efetivo. E chamo a atenção para o
fato de que também nas contratações de autônomos – motoristas de caminhões e
prestadores de serviços temporários ou eventuais, sem vinculo empregatício – a
exigência é idêntica.
Outro ponto importantíssimo. Como a Receita
Federal utiliza o CPF para identificar cada contribuinte, enquanto o Ministério
do Trabalho e Emprego e a Caixa Econômica Federal valem-se do PIS, antes de
iniciarem a utilização do eSocial, as empresas devem realizar o processo de
“qualificação cadastral”. Isto é, têm de fornecer por meio de arquivo eletrônico
o nome completo e os números de cada um desses cadastros de identificação (CPF e
PIS) de todos os integrantes da folha de pagamento. Pode parecer simples, mas a
ação vai gerar muitas inconsistências, especialmente em três aspectos.
É grande a quantidade de pessoas com mais de um
número de PIS e, nesse caso, o sistema vai solicitar que a companhia as oriente
a comparecer à Caixa Econômica federal para regularizar a situação, antes de
iniciar o uso do eSocial. Há também trabalhadores que possuem mais de um CPF,
sendo necessária a normalização junto à Receita Federal. E existem ainda as
divergências de grafia do nome em cada cadastro. Imagine alguém cujo nome
grafado na certidão de nascimento seja Antônio da Silva Júnior. Se no cadastro
do PIS ele foi registrado como “Antônio da Silva Jr.” e no CPF, “Antônio da
Silva Júnior”, também vai gerar uma inconsistência. Daí, mais uma vez é
obrigatório se procurar o órgão competente para a correção do nome abreviado.
Algo parecido vai ocorrer com aqueles que se casaram, mudaram o nome e não
comunicaram a alteração às instituições federais.
O impacto importante que o eSocial vai trazer é
que o governo passa a acompanhar bem de perto o cumprimento dos prazos das
obrigações trabalhistas, previdenciárias e do FGTS. Além do registro dos
funcionários, também os afastamentos, férias, rescisões, estabilidades e todos
os atos cotidianos da vida de um trabalhador devem ser incluídos pelas empresas
no e-Social, dentro de um prazo restrito, sob pena da multa já citada para
aquelas que o descumprirem.
Vicente Sevilha Junior é CEO da Sevilha
Contabilidade e autor do livro “Empreendedorismo de Sucesso”
Fonte: Jornal
Contábil
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